Openair durch Eventagentur oder selber planen?
Veranstalter für ein Open Air Konzert zu sein, bedeutet, eine große Last auf den Schultern tragen zu müssen. Alles muss funktionieren, damit die Kasse am Ende für alle Beteiligten stimmt. Bis diese endgültige Abrechnung erstellt werden kann, sind viele Arbeitsstunden zu leisten, kommen viele unvorhergesehene Pannen dazwischen und kann letztendlich auch der Wettergott noch alles zerstören. Die Zusammenarbeit mit der Eventagentur Stuttgart lohnt sich aber auch bei einer momentanen Steigerung der Vorbereitungskosten – immerhin spart der Veranstalter selbst dadurch eine Menge Arbeitsaufwand und kann auch Verantwortung abgeben.
Vom Kartenvorverkauf bis zur Abendkasse
Was das Publikum, das später bestenfalls begeistert den Stars auf der Open Air Bühne zujubelt und die Lieder mitsingt, von den Vorbereitungen des Events mitbekommt, hält sich in Grenzen. Durch Reklame, zum Beispiel in Radio und lokalen Zeitungen, auf Homepages und durch Mund-zu-Mund-Propaganda erfahren die interessierten Besucher, dass ein Konzert mit einer Riege von Künstlern, einem Solo-Sänger oder einer Band geplant ist. Hier wird sich jeder selbst um eine Eintrittskarte kümmern. Organisiert wird der Vorverkauf von der Eventagentur Stuttgart – damit bleibt alles in einer Hand, von der Bezahlung der Karten bis zur Platzverteilung. Eine Charge an Tickets verbleibt eventuell für die Abendkasse, wobei hier an das Personal für den Verkauf und den Einlass gedacht werden muss. Dass der Veranstalter oder das Eventmanagement sich nebenbei noch um Bühnentechnik, Security und viele andere Planungsarbeit kümmern muss, geht am Publikum unbeachtet vorüber.
Das Open Air soll Gewinn abwerfen
Die Kosten für all diese Dinge, also von der Werbung bis zum perfekten Open Air Management mit allen Teilbereichen, sind über die Karten und zum Teil Sponsoren wieder hereinzuholen. Sich hierbei zu verkalkulieren sorgt für ein Minus unter dem Strich – das will niemand der Beteiligten. Es muss die Location angemietet werden, wobei aber Getränkeverkauf und Essensangebote hier wieder einen Teil an Einnahmen zurückbringen. Des Weiteren gilt es, für ausreichend Personal zu sorgen: Platzanweiser, Sicherheitskräfte und Backstage-Helfer werden zuhauf benötigt. Letztendlich muss für die Musiker eine gewisse Gage bezahlt werden und wollen sowohl der Veranstalter, wie auch die Eventagentur Stuttgart für ihre Mühen entlohnt werden.
Ergibt die Kalkulation einen Einzelpreis für die Einzelkarten, den kaum ein Fan bereit zu zahlen ist, müssen Werbepartner, die mit einer Finanzspritze die Kosten senken, gefunden werden. Für den Veranstalter stellt sich also zu Beginn jeglicher Planungsarbeit die Frage, spart er Kosten und verzichtet er auf die Eventagentur, oder geht er auf „Nummer Sicher“ und hält sich an die Profis. Wer nicht regelmäßig Open Air Konzerte oder andere Events veranstaltet, hat jedoch kaum die Kontakte, wie die Eventagentur Stuttgart, die nicht nur Kontakt mit Bands herstellen kann, sondern auch Sicherheitsfirmen kennt, Werbepartner deutlich leichter ansprechen kann und daher viele, letztendlich auch finanzielle Vorteile für den Veranstalter bringen kann.